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Sie haben die Möglichkeit, Erstattungen (sog. Refunds) zu eingegangenen PayPal-Zahlungen aus der Software heraus vorzunehmen. Hierfür bieten wir Ihnen zwei Möglichkeiten an:

1. Aus dem Auftrag heraus

2. Aus der Zahlungsübersicht heraus

Grundsätzlich haben Sie dabei die Möglichkeit, Beträge teilweise oder vollständig zu erstatten und dabei zwischen einer Gutschrift oder einer Stornierung zu unterscheiden.

Voraussetzung für eine Rückerstattung

Die PayPal-Transaktion, zu der eine Rückerstattung erfolgen soll, muss bereits in der Software verfügbar sein.

Rückerstattung aus dem Auftrag heraus

Sobald ein Auftrag die Zahlungsart PayPal besitzt, wird dieser um ein PayPal-Register erweitert. Auf diesem Register werden Ihnen die PayPal-Zahlungen zu diesem Auftrag angezeigt. In der Regel handelt es sich dabei nur um eine Zahlung.

Markieren Sie die PayPal-Transaktion und klicken Sie auf die Schaltfläche Rückzahlung erstellen (Abbildung 1).

Abbildung 1

Im folgenden Dialog wird Ihnen die Transaktion aus dem Auftrag angezeigt (Abbildung 2). Legen Sie im Feld Typ über die Auswahl fest, ob Sie eine teilweise oder volle Rückerstattung auslösen möchten. Voll steht nur dann zur Verfügung, wenn Sie zuvor noch keine Rückerstattung ausgelöst haben. Bei einer vollen Rückzahlung wird der Rückzahlungsbetrag automatisch, entsprechend der Auftragssumme, gesetzt.

Abbildung 2

Bei einer teilweisen Rückerstattung können Sie den Betrag selbst bestimmen (Abbildung 3). Es ist nicht möglich, eine Rückzahlung zu erstellen, welche über die Auftragssumme hinaus geht.

Geben Sie den Betrag, den Sie erstatten möchten, bei Neue Rückzahlung ein.

Abbildung 3

Sie können optional eine Bemerkung zur Rückerstattung im Datensatz erstellen.

Geben Sie einen Grund für die Rückerstattung an. Als Gründe stehen:

•Stornierung

•Gutschrift (Beim Typ Gutschrift wird beim Auftrag ein Gutscheinwert über die entsprechende Summe hinterlegt)

zur Verfügung.

Klicken Sie auf Erstellen, um die Rückerstattung an PayPal zu senden. Eine Abfrage wird ausgegeben, die Sie darauf hinweist, dass die Rückerstattung direkt ausgelöst wird. Um die Rückerstattung auszuführen, bestätigen Sie diese Abfrage. Informationen zur Rückerstattung werden im Anschluss im Auftragsdialog, nach erweitern der Zahlungsinformationen durch Klick auf das Plussymbol, angezeigt (Abbildung 4).

Abbildung 4

Rückerstattung aus den Zahlungen heraus

Aus dem Zahlungsdialog heraus können Sie Rückerstattungen für mehrere Transaktionen gleichzeitig anlegen. Öffnen Sie dazu die Zahlungsübersicht über die Schaltfläche Zahlungen in der Multifunktionsleiste der Auftragsübersicht. Filtern Sie sich die PayPal-Zahlungen heraus, markieren Sie diese in der Übersicht und rufen Sie über das Kontextmenü den Befehl PayPal Rückzahlung auf.

Im folgenden Dialog geben Sie dann, wie weiter oben beschrieben, je Transaktion den Typ, den Grund und den Rückerstattungs-Betrag an und klicken wiederum auf Erstellen.