Speed4Trade CONNECT

In Speed4Trade CONNECT ist ein Mahnsystem integriert, über welches manuell oder automatisch Mahn-E-Mails verschickt werden können. Die Konfiguration des Mahnsystems umfasst folgende Tätigkeiten:

•Erstellen von E-Mail-Vorlagen

•Zuweisen der Mahn-E-Mails zu Verkaufsaccounts

•Konfiguration und Aktivierung des Mahnsystems je Verkaufsaccount und Zahlungsart

•Konfiguration und Aktivierung des Automatismus am Anwendungsserver (Wird durch das Support-Personal vorgenommen)

Für das Mahnsystem wurde in der Auftragsübersicht eine Spalte Versendete Mahnungen eingeführt. In dieser Spalte können Sie erkennen, wie viele Mahnungen zu einem Auftrag bereits verschickt wurden. Darüber hinaus verfügt die Auftragsübersicht über einen Filter für das Filtern der Aufträge nach Mahnstufen. Hier kann nach Mahnstufe 1, 2, 3 oder Abgeschlossen gefiltert werden. Aufträge unter dem Filter

•Mahnstufe 1: Fallen in den Zeitraum Mahnstufe 1 oder höher und stehen zum Verschicken der ersten Mahnung an.

•Mahnstufe 2: Fallen in den Zeitraum Mahnstufe 2 oder höher, die erste Mahn-E-Mail wurde verschickt und die Aufträge stehen zum Verschicken der zweiten Mahnung an.

•Mahnstufe 3: Fallen in den Zeitraum Mahnstufe 3, die zweite Mahn-E-Mail wurde verschickt und die Aufträge stehen zum Verschicken der dritten Mahnung an.

•Abgeschlossen: Zeigt Aufträge ab Mahnstufe 3, zu denen die dritte Mahnung bereits verschickt wurde. Der Mahnvorgang dieser Aufträge wurde somit abgeschlossen.

Aufträge gelangen nur dann in die nächst höhere Mahnstufe, wenn Sie eine Mahn-E-Mail verschicken.

Automatisches Anmahnen offener Zahlungen

Damit Mahnungen zu offenen Zahlungen automatisch verschickt werden, müssen Sie

1.Das Mahnsystem für Ihre Verkaufsaccounts konfiguriert und aktiviert haben

2.Die Zuweisung der Mahn-E-Mail Vorlagen abgeschlossen haben und dabei den Automatismus zum Versenden der E-Mails aktiviert haben.

3.Den globalen Automatismus für das Mahnsystem mit einem entsprechenden Intervall am Server aktiviert lassen. Dieser Job kann nur durch das Speed4Trade-Support-Personal aktiviert oder deaktiviert werden.

Das unvorbereitete Aktivieren des Mahnsystems kann zu ungewünschten Mahn-E-Mails an Ihre Kunden führen. Bitte stellen Sie vor der Aktivierung des Mahnsystems für einen Verkaufsaccount sicher, dass sich derzeit keine unbezahlten Aufträge mehr in der Software befinden, zu denen Sie keine Mahnung versenden möchten. Sorgen Sie dafür, dass Sie diese Aufträge entsprechend abarbeiten oder ggf. stornieren, bevor Sie das Mahnsystem aktivieren.

Manuelles Anmahnen offener Zahlungen

Wenn Sie den Automatismus zum Anmahnen der offenen Zahlungen nicht verwenden möchten, können Sie E-Mail-Mahnungen auch manuell verschicken. Dazu müssen Sie

1.Das Mahnsystem für Ihre Verkaufsaccounts konfiguriert und aktiviert haben

2.Die Zuweisung der Mahn-E-Mailvorlagen abgeschlossen haben und dabei den Automatismus zum Versenden der E-Mails deaktiviert lassen.

Rufen Sie die Auftragsübersicht der Offenen Zahlungen auf und filtern Sie hier zunächst über den Filter Mahnstufe, welche Aufträge in die jeweilige Mahnstufe gehören. Ohne das Anwenden des Filters kann man keine Aufträge anmahnen. Durch Aktivieren des Filters auf Mahnstufe 1 - 3 wird in der Multifunktionsleiste die Gruppierung Benachrichtigung freigegeben. Sie können nun Mahnungen zu den selektierten Aufträgen über die Schaltfläche Benachrichtigen verschicken.