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Der E-Mailversand zu Aufträgen erfolgt entweder manuell oder automatisch. Beim automatischen E-Mailversand muss noch zusätzlich unterschieden werden, welche E-Mail durch die regelmäßige Ausführung von Automatismen ausgelöst werden oder aber beim Eintritt eines bestimmten Ereignisses verschickt werden.

Manueller E-Mail-Versand von Workflow-E-Mails

In den Auftragsbereichen befindet sich in der Multifunktionsleiste die Gruppierung Benachrichtigung. Die hier befindlichen Funktionen sind, je nach Auftragsbereich, nutzbar oder gesperrt. Gesperrt sind sie immer dann, wenn Workflow-E-Mails in einem Bereich grundsätzlich nur über einen Automatismus oder über einen bestimmten Auslöser versendet werden. Teilweise werden die Funktionen auch erst nach dem Setzen eines bestimmten Filters aktiviert.

Um Workflow-E-Mails verschicken zu können, müssen Sie zum jeweiligen E-Mail-Typen eine entsprechende Vorlage bei den einzelnen Verkaufsaccounts zugewiesen haben. Siehe Zuweisung E-Mail-Vorlagen

In folgenden Bereichen können Workflow-E-Mails manuell versendet werden:

•Neue Aufträge (Auftragseingangs-E-Mail)

•Offene Zahlungen (Mahnungs-E-Mail)

•Rückstellungen (Rückstellungs-E-Mail)

•Stornierte Aufträge (Stornierungs-E-Mail)

Um eine Workflow-E-Mail manuell zu verschicken:

1.Markieren Sie den Auftrag oder die Aufträge in der entsprechenden Übersicht.

2.Klicken Sie auf Benachrichtigen in der Multifunktionsleiste.

Auftragsbelege per E-Mail versenden

Bitte lesen Sie hierzu die Erläuterungen im folgenden Kapitel: Belegdruck

Hinweis zu manuellen Mahn-E-Mails:
Im Bereich der offenen Zahlungen können Mahn-E-Mails erst dann verschickt werden, wenn die Auftragsliste auf eine entsprechende Mahnstufe gefiltert wurde.

Zahlungseingangs-E-Mail und Auslieferungs-E-Mail können nur automatisch verschickt werden. Beim Zahlungseingang ist hierfür ein Automatismus verantwortlich, der in einem Intervall ausgeführt wird und jeweils die E-Mail zu den Aufträgen verschickt, bei denen der Zahlungseingang vollständig ist. Bei der Auslieferungs-E-Mail ist der Klick auf die Schaltfläche Auftrag ausgeliefert im Auftragsregister Versand der Auslöser.